Eén systeem voor een volledig receptie loze check-in

Het automatiseren van processen binnen de recreatiesector wordt door de stijgende energie- en personeelskosten steeds belangrijker. EveryOffice biedt hard- en softwareoplossingen voor de Leisure branche, waarbij er bij elke oplossing nagedacht is over de toegevoegde waarde. We gingen hierover in gesprek met Christiaan Schiphouwer, teamleider Marketing & Design bij EveryOffice.

EveryOffice biedt veelzijdige hard- en softwareoplossingen voor Leisure, Business, ICT en Web. Van interne projectplanning tot het verlenen van toegang tot parkeerplaatsen. Wat houdt dit systeem in voor de recreatiebranche en wat maakt EveryOffice uniek?

Christiaan legt uit; “Je kunt ons zien als de leverancier voor alle hard- en software op jouw park of camping. Ons systeem is modulair opgebouwd, waarbij je alleen betaalt voor wat je gebruikt. Zo kun je in een eigen tempo stappen zetten naar meer functionaliteiten. Wij zijn uniek in de recreatiebranche omdat wij alle gebruikte hard- en software op een vakantiepark onder kunnen brengen in één systeem. Zo heb je zo maar één enkel aanspreekpunt voor het gehele proces binnen jouw organisatie”.

Receptie en personeelstekort
Naast ook de steeds meer ‘standaard’ oplossingen als automatische slagbomen en het versturen van mailingen naar gasten gaat EveryOffice nog een stapje verder. Zo biedt EveryOffice alles voor een ideale receptie loze check-in. Direct na de boeking krijgt de gast toegang tot een mijnomgeving app. In deze app kan de gast alle info vinden voor de aanstaande reis, gegevens aanvullen en extra’s bijboeken Op de dag van aankomst stuurt de app een pushmelding met hierin de route en de toegangscode van de accommodatie. Bij aankomst kan de gast meteen doorrijden naar het vakantiehuisje. De verwarming is vlak voor aankomst van de gast automatisch ingeschakeld. Zo zorg je ook zonder tussenkomst van de receptie voor een warm welkom voor de gast.

“We merken dat door de krapte op de arbeidsmarkt veel vakantieparken moeite hebben om voldoende geschikt personeel te vinden. Hierdoor staat het huidige personeel onder druk. Met onze combinatie van hard- en software kunnen we het personeel ontlasten. Denk naast bovengenoemde receptie loze check-in bijvoorbeeld ook aan het online inschrijven voor activiteiten, reserveren van faciliteiten en het doorgeven van reparatieverzoeken. Doordat de gast zelf veel online kan regelen heeft iedereen ook weer meer tijd voor de gast die wel graag even langskomt voor een praatje”, geeft Christiaan aan.

Warm welkom 2.0
“Naast het anders inzetten van de receptie is er in de recreatiebranche ook een zichtbare trend gaande naar steeds luxere accommodaties. Ook daar spelen wij op in met ons uitgebreide domotica systeem. Denk bijvoorbeeld aan een warm welkom. Hiermee bedoel ik niet de vriendelijk lachende receptioniste, maar dat de accommodatie vlak voor aankomst van de gast al naar de juiste temperatuur is gebracht. Ons domotica systeem gaat verder dan dat. Wanneer de gast de accommodatie voor het eerst betreedt gaat de verlichting aan, wordt er sfeervolle muziek afgespeeld en staat er een persoonlijke boodschap klaar op de tv. Ook tijdens het verblijf zorgt het systeem voor optimaal comfort. Bij het kijken van een film wordt bijvoorbeeld automatisch de verlichting gedempt en de gordijnen gesloten. Door de gast op deze manier te verrassen til je de gastbeleving in luxe accommodaties naar een nog hoger niveau.”, vertelt Christiaan.

Energiebesparing en loyaliteit
Naast dat het inzetten van domotica de gast blij doet verrassen, speelt het ook nog eens in op energiebesparing. Doordat het systeem rekening houdt met de aanwezigheid van de gast en de weersomstandigheden wordt er op een slimme manier veel energie bespaart. “En door ook energiebesparende maatregelen zoals zonnepanelen en een warmtepomp aan te sluiten op het systeem maak je accommodaties helemaal klaar voor de toekomst.” zegt Christiaan.

Op dit vlak heeft EveryOffice nog een specifieke oplossing. “Wij hebben een speciaal energiebeheer systeem (ERS) opgezet voor kampeerplaatsen. Met het gebruik van slimme meters kunnen alle individuele plaatsen online worden uitgelezen en aangestuurd. In de mijnomgeving app kan de gast precies zien wat ze hebben verbruikt. Als ondernemer heb je de mogelijkheid dit door te belasten. Je zou besparing echter ook kunnen belonen door loyaliteitspunten te geven welke weer ingeleverd kunnen worden voor leuke extra’s of zelfs een gratis verblijf. Zo kun je als recreatiebedrijf zelf de keuze maken hoe je dit in wilt zetten”, vertelt Christiaan enthousiast.

Over EveryOffice
EveryOffice levert een totaalpakket aan innovatieve hard- en softwareoplossingen, speciaal ontwikkeld voor de recreatiebranche. Uniek, omdat met dit totaalpakket alle gebruikte software en hardware op een park kan worden ondergebracht in één systeem. Meer info www.everyoffice.nl/leisure.

De receptieloze aankomst en het inzetten van een gastenapp met reserveringsmogelijkheden zijn beiden trends die we de laatste jaren steeds meer hebben zien opkomen. Vanwege de Corona pandemie zijn veel vakantieparken en ondernemers in de dagrecreatie de stap gaan zetten naar het meer en meer automatiseren van diverse dienstverleningen. Hoe gaat dat dan, geautomatiseerde dienstverlening en daarmee ook nog eens een positieve gastbeleving creëren? We gingen in gesprek met drie experts op het gebied van automatisering in de recreatiesector.

Afgelopen zomer zijn vele automatiseringsoplossingen gebruikt binnen de recreatiesector. Met een topdrukte aan binnenlandse vakanties een mooi ‘pilot’ jaar. Volgens Harold Stemkens, Directeur Libelnet zijn bedrijven zich vanwege Corona bewust geworden dat het op aankomstdagen veel te druk was bij de receptie en willen dit spreiden en onnodig contact met personeel vermijden. De trend hierin is oplossingen als een receptie app waarbij gasten niet meer fysiek langs een receptie hoeven bij aankomst, of een gastenapp waarbij je bestellingen kunt opgeven en zodoende de horeca bijvoorbeeld wordt ontlast. Marthijn Wolting, Directeur Recras geeft aan “Wij zien ook dat veel parken tegenwoordig meerdere activiteiten aanbieden, en willen dat deze online van tevoren te reserveren zijn, zodat er geen kaartjes etc. meer aan de balie gekocht hoeven worden.” Hieronder bespreken we een aantal voorbeelden van huidige trends op het gebied van automatiseringsoplossingen binnen de recreatie volgens de bedrijven EveryOffice, Recras en Libelnet.

De receptieloze aankomst

EveryOffice: “Automatisering is niet alleen belangrijk voor grote recreatiebedrijven. Ook kleinere parken hebben belang bij het bieden van een receptieloze aankomst aan gasten, omdat juist deze ondernemers de receptie willen ontlasten en de drukte willen spreiden vanwege personeelstekorten. Ons automatiseringspakket biedt een lightversie waarbij de basisfunctionaliteiten gewaarborgd zijn en waarin je als het ware ‘processen’ kunt toevoegen naar wens. Denk aan automatische kentekenherkenning bij de slagboom, elektronische sloten met diverse bedieningsopties en innovatieve domotica voor een warm welkom. Al deze processen komen samen in één softwaresysteem. Doordat je te maken hebt met slechts één leverancier voor zowel de hardware en de software houden we het behapbaar voor ook die kleinere onderneming”, laat Fokko Mulder, Directeur EveryOffice weten.

Libelnet: “Het klinkt heel duur en ingewikkeld, maar wanneer je langzame stappen neemt, en eerst het proces leert kennen kun je een heel eind komen. Wanneer je bijvoorbeeld eerst werkt met lockers en een pincode heb je al een aankomst zonder receptie geregeld, als je dan ook nog eens zorgt dat de gast een bepaald linkje op telefoon aanklikt bij vertrek dan weet je wanneer hij of zij weg is, hoeven ze ook niet meer aan receptie uit te checken. Uiteraard kan nog mooier en daarin bieden wij ook oplossingen. Zo kun je zorgen dat de gast met zijn of haar telefoon de deur van een vakantiewoning kan openmaken, of van faciliteiten die zijn gehuurd. Op dag van vertrek van de gast, krijgt hij bij de digitale deursleutel een melding of ze even digitaal willen bevestigen dat ze zijn uitgecheckt. De schoonmaak krijgt dan meteen een seintje en kan eerder aan de slag, en hoe eerder het object schoon is hoe eerder dat de nieuwe gasten van hun vakantie kunnen gaan genieten.”, vertelt Harold.

Recras: Recras is gespecialiseerd in het organiseren van de kortere activiteiten welke er op de parken te doen zijn. Hierbij valt te denken aan de bowlingbaan, het zwembad, het recreatieprogramma of bijvoorbeeld het klimpark. Bij het systeem van Recras wordt er gezorgd dat gasten makkelijke en snel online kunnen reserveren en je hebt als park de keuze of klanten direct moeten betalen of dat ze achteraf mogen betalen. Zodra er gereserveerd is, wordt de kalender met beschikbare data op de website automatisch bijgewerkt. Recras is een ‘allin’pakket, wat inhoudt dat als een klant reserveert: er direct gecontroleerd wordt of er genoeg gekwalificeerd personeel aanwezig is, de materialen uiteraard worden geblokkeerd en een eventuele externe leverancier krijgt een melding dat er een boeking gemaakt is. Uiteraard vertaalt dit zich weer in altijd een optimale bezetting voor de juiste gastbeleving”, vertelt Marthijn.

Gastenapp en reserveringsmogelijkheden

Recras: “Vanuit de gastenapp kunnen de gasten makkelijk en snel reserveren. De gast ziet de beschikbaarheid van alle activiteiten voor een bepaalde dag. In de vervolgstappen wordt de gast verleid tot het doen van meerdere aankopen. Denk hierbij aan een lunch vooraf, consumptiebonnen of eventueel alvast de parkeermunten. Zo zorgt Recras ervoor dat er meer omzet wordt gegenereerd door de gast op het juiste moment de juiste mogelijkheden te tonen. Voor grotere groepen, denk hierbij aan de bedrijfsuitjes of familiedagen, kunt je vanuit Recras met een druk op de knop de op maat te maken offerte versturen, welke online geaccordeerd kan worden. Ook hierbij wordt uiteraard altijd gekeken naar de beschikbaarheid. Ook het personeel, de klant en leveranciers krijgen de meldingen over de nieuwe boeking. Recras wordt gebouwd in nauwe samenwerking met de ca. 2500 gebruikers om zowel de gast, als de receptie het meeste ideale systeem te bieden om zo makkelijk en snel mogelijk, veel boekingen te maken in zo min mogelijk administratie tijd.” laat Marthijn weten.

Libelnet: “De mogelijkheden die wij bij Libelnet bieden met een app zijn of kunnen ook gekoppeld worden met de receptie loze aankomst. Je zet op deze manier de gast centraal in de gehele automatisering. Het moment van het contact met gast verplaatst van de receptie naar andere ontmoeting op het park. De koppelingen die gemaakt kunnen worden met de app zijn bijvoorbeeld het sturen van een bericht hoe te rijden op het park naar de accommodatie na het passeren van de slagboom door middel van kentekenherkenning, automatisch op aanwezig zetten na de eerste keer passeren van de slagboom, het sturen van een bericht of alles naar wens is na betreden van de accommodatie en zelfs kan er door middel van gezichtsherkenning toegang gegeven worden tot het zwembad. In gezicht herkenning zien wij nieuwe trend bij zwembadtoegang, omdat dit een van enige manier is om doorgeven van zwembad-pasjes te voorkomen. De mogelijkheden zijn eigenlijk oneindig en bij alles staat uiteraard de gastbeleving centraal”, geeft Harold aan.

EveryOffice: “Een gastenapp kan meer zijn dan een plek waar de gast zijn reserveringen online kan inzien. Een goede app voegt beleving toe aan het verblijf. Zo voeg je door de koppeling met innovatieve domotica in de accommodatie net dat beetje extra toe. Bij aankomst worden de sfeerverlichting, zonwering en audio automatisch ingeschakeld op de juiste scène. In de app kan de gast vervolgens zelf alles naar smaak instellen. Een uur na aankomst stuur je nog even een pushberichtje waarbij je een tip geeft over het bestellen van de verse broodjes voor de volgende ochtend. En vlak voor aanvang van een ingeschreven activiteit stuur je automatisch een herinnering, inclusief de benodigde QRcodes voor toegang. Als dat geen optimaal ontzorgen is”, zegt Fokko.

Het gebruiken en verbeteren van geautomatiseerde processen vraagt om experimenteren en bijstellen, gaandeweg kom je er achter wat wel en wat niet werkt voor jou en je gasten. EveryOffice, Recras en Libelnet denken graag mee over de juiste automatiseringsoplossingen en het ontzorgen van de organisatie en de gast.

Over Libelnet

Bij het full-service bedrijf Libelnet focussen ze zich op softwareontwikkeling en bieden ze zich ook aan als sparringpartner om innovatieve oplossingen te bespreken en te realiseren.

Meer informatie
leisure.libelnet.nl

Over EveryOffice

EveryOffice levert een totaalpakket aan innovatieve hard- en softwareoplossingen, speciaal ontwikkeld voor de recreatiebranche. Uniek, omdat met dit totaalpakket alle gebruikte software binnen een park kan worden teruggebracht naar één systeem.

Meer info
www.everyoffice.nl

Over Recras

Recras biedt een compleet administratie- en reserveringssysteem voor recreatiebedrijven met dagrecreatie. Het systeem is ontwikkeld voor en door recreatieondernemers.

Meer informatie
www.recras.nl

Het is al wel meer dan 15 jaar terug dat er veel reuring in de markt ontstond na alweer zo’n losse flodder in de media. Althans, dat was een veel gehoorde reactie van menig parkmanager van een bungalowpark op een publicatie van mijn hand in de vakpers over een artikel “De receptie verdwijnt”. Dat was in de tijd van de Recreavakkrant, Camping Totaal en het lijfblad van de RECRON, de belangenorganisatie van recreatief Nederland. Velen weten het nog dat ze er niet blij mee waren. En nu vele jaren later mag ik dit als ervaren recreatie adviseur in de praktijk brengen. Vanaf 2018 ben ik betrokken bij de realisatie van een van de mooiste Vakantie Resorts die ons land kent. Heeft u al gehoord van Familie Resort Landal PUUR Exloo. Vakantievilla’s van wel € 750.000.- met ultra luxe en een unieke hotelservice waar iedere gast een persoonlijk warm welkom staat te wachten bij aankomst!

Meer dan stenen of een hoopje bungalows bij elkaar

Ik houd mijn hard vast hoe veel kleurloze bungalow- chalet- woodlodges- tiny-house parken uit de grond worden gestampt. Landal, Roompot, Dormio maar ook partijen als EuroParcs slaan hun vleugels uit. Alleen al in Drenthe komen er drie nieuwe parken bij waaronder vakantiepark Landal Drentse Lagune dat veel lijkt op wat er al is. In Gasselte wordt een nieuw resort van Dormio verwacht; Hotel & Resort De Hondsrug. Gaat het nog wel om de bijzondere vakantie belevenis of zit er meer achter? Gekscherend hebben wij het achter de coulissen over de standaard Tasta, Tadema en of Van Wijnen huisjes. Weinig verheffend en het enige verassende is het sausje van Landal, Roompot, Dormio etc. Maar hoe ziet dat er over twintig jaar uit met zo’n groot aanbod in het middensegment waarbij ook nog een de stenen en het rendement centraal staan, maar veel minder aandacht voor de gastbeleving. Nieuwe Resorts zullen in de toekomst meer kans van slagen hebben succesvol te blijven indien zij in staat zijn een eigen unieke formule te ontwikkelen dat de kracht uitstraalt van een BRAND.

Praktijkdag Familie Resort PUUR Exloo

Geen receptie – persoonlijk ontvangst voor elke gast – geen sleutel meer – Gamebox voor gratis sporten en spellen en toch verdienen – voor een BRAND wordt meer betaald – Netflix en de SONOS mogen niet meer ontbreken – de kracht van het Welkomstpakket – een Leesmap of flesje water en chocolaatje. Maar ook een speciaal kadootje voor de hond! Het ontbreekt de gast aan niets en hiermee is dit resort trendsettend voor de markt en een eye opener voor nieuwe ontwikkelingen die navolging krijgen bij de andere vakantieparken die wel moeten volgen. Wij staan als Leisure Expert al tientallen jaren in de praktijk en hebben bij menig ontwikkeling of trend aan de wieg gestaan. Het laatste jaar ben ik ook verantwoordelijk geweest voor het Parkmanagement, geholpen door een jong enthousiast team en hebben we de hoogste NPS score behaald met extreem hoge bezetting en review waardering door de gasten. Mede door de corona zijn er duidelijke veranderingen in de markt en daar gaan wij graag met u als recreatieondernemer over sparren.

Top 7 – gekozen door de gast van Familie Resort Landal PUUR Exloo

1e Welkomstpakket – Streekproducten

2e Super Schone villa – verplichte eind controle na elke schoonmaak

3e Geen receptie – niet in de wachtrij voor een beer of konijn maar lekker direct doorrijden

4e GameBox – wat bijzonder, tennisrackets, badminton, spelmateriaal allemaal gratis

5e Luxe villa’s rust en ruimte – aan klein inventaris ontbreekt niets

6e Team PUUR – medewerkers die iedere gast persoonlijk welkom heet na aankomst

7e Tennisbaan – ieder vakantiepark ruimt hem op maar bij ons is er een wachtlijst

Wilt u leren van de tegen trends en waarom gasten anders gewend zijn om als gast gewaardeerd te worden. Bezoek de presentatie over het Warme Welkom bij PUUR -Zie verder in dit magazine het programma Praktijkdag Vakantieparken, 7 oktober, Familie Resort Landal PUUR Exloo

Geen sleutel meer

Het is allang geen uitzondering meer en toch staat dit “concept” nog pas in de kinderschoenen. Het is meer dan de vervanging van een traditionele sleutel. Gasten die boeken ontvangen een code per e-mail of whatsapp waarmee ze de villa kunnen betreden. Men hoeft niet meer langs de receptie want die is er niet meer. De auto stopt via de Google coördinaten precies voor de vakantievilla en de deur gaat via de mobiele code open. Zodra dit signaal wordt opgepakt bij het TEAM van PUUR Exloo komen de gastvrouwen in beweging. Nog voordat de gast het beseft wordt hij persoonlijk welkom geheten. Uitleg over de Sonos, Sun Shower of waar de kinderbedjes staan is vanzelfsprekend. Maar weet u dat dit park geen faciliteiten en/of horeca heeft en een Online verbinding heeft gelegd met de ondernemers uit de omliggende dorpen!

Met het gezicht naar de gast

Er is veel meer (techniek) nodig voor een vlekkeloze Guest Journey. Vandaar dat wij alle stappen van dit proces in kaart hebben gebracht. Wij weten niet alleen met hoeveel personen men een verblijf heeft geboekt. Neen, wij werken aan gegevens, forecast, en weten zo precies welke omzet verwachtingen er zijn en wat er te verdienen valt. Belangrijk is daarbij niet de interne processen en protocollen voorop te stellen. Vandaar dat bij PUUR Exloo een standaard parkmanager ontbreekt. Daarmee kunnen wij inspelen met onze pre-aankomsten die erop gericht zijn de gast te verrassen. Een memorabele herinnering heeft meer waarde dan de grootste waterglijbaan van Europa.

Nieuwsgierig?

Hans Van Leeuwen, bekend van zijn vakdagen, studiereizen en prikkelende publicaties in de media met zijn column als Dwarsdenker organiseert op dinsdag 12 oktober a.s. een unieke Praktijkdag met tal van learnings, nieuwe ontwikkelingen en voorbeelden in de praktijk die als voorbeeld of inspiratie kunnen dienen. Aanmelden kan op www.pleisureworld.nl/events.

P.S. De wereld van morgen ziet er echt anders uit!

Hoe ziet de receptie van de toekomst er uit? Dankzij nieuwe technologie en automatisering kun je wellicht wat functies stroomlijnen. Het centrale aanspreekpunt voor vragen zal ongetwijfeld overeind blijven. Maar blijven de wachtrijen op de incheckdag een noodzakelijk kwaad?

Incheckmoment als ‘slechte start’?

Allereerst kijken we naar de huidige belangrijkste rol van een receptie: het in- en uitchecken. Het incheckmoment is het eerste contact van de gast die op een park arriveert. Vaak is dat op de vrijdagmiddag (voor weekendjes) of de maandagmiddag (start van de midweek). Deze eerste ervaring betekent vaak wachten in de rij voordat je naar je kampeerplek of huisje wordt verwezen. Nadat je de nodige informatie over de regels op het park hebt ontvangen.

Die wachtrij is veel ondernemers een doorn in het oog, want het is geen prettige start van het verblijf. In dit artikel komen diverse alternatieven aan bod die dat incheckmoment aantrekkelijker maken, versnellen, of zelfs helemaal wegnemen. Dat heeft een grote invloed op de rol en inrichting van de receptie van de toekomst. Er ontstaat dan ook weer ruimte voor andere functies die de gastvrijheid bevorderen en rendement verbeteren. We bekijken enkele concepten die al deels zijn ingevoerd bij vakantieparken en hotels.

De receptieloze aankomst

Diverse partijen hebben al een pilot opgezet met een receptieloze aankomst. Dat kan op meerdere manieren worden georganiseerd. De incheck kan bijvoorbeeld thuis al online gebeuren- net als bij een vliegtuigvlucht. Bij aankomst kan een slagboom, voorzien van een kentekenherkenning, automatisch worden geopend. Een plattegrond met de locatie van het verblijf kan zonder probleem digitaal worden meegestuurd. Het afhalen van sleutels is nog wel een puzzel. Als de sloten van het vakantiehuisje voorzien zijn van een kaartlezer, dan kan van tevoren een kaart worden opgestuurd. Ook een slot met een pincode (Marveld) kan een oplossing zijn.

Kiosk of informatie bij de slagboom

Er zijn ook andere manieren om de incheckprocedure bij de receptie weg te nemen. Als eerste zien we de opkomst van de kiosk. Op de Franse camping Les 4 Saisons in Grane wordt gebruik gemaakt van zo’n incheckkiosk. De eigenaren zeggen dat ze daardoor meer tijd hebben gekregen om de gasten persoonlijk te woord te staan. Kiosken zijn ook handig voor camperplekken van een bescheiden omvang. Daar is lang niet altijd personeel aanwezig om de bijdrage voor een staanplaats te innen. Na aanmelding kan o.a. stroom en water worden vrijgegeven op de kampeerplek.

Vakantiepark Stoetenslagh werkt sinds 2017 met een incheckpost bij de slagboom, waarbij nieuwe gasten in de auto hun welkomstpakket ontvangen en worden geregistreerd.

Receptie van de toekomst: gelijk doorrijden naar de accommodatie

Ondernemer Jan van Veen ligt het systeem toe: “Gasten komen nu aan en rijden direct door naar de receptielodge, waar ze alle spullen ontvangen voor hun verblijf, zoals informatie over het park en omgeving, activiteitenprogramma, douche, zwembad en slagboom kaarten. Direct daarna kunnen ze doorrijden naar de kampeerplek of accommodatie.”

Dit systeem zien we ook terug bij de nieuwe parken van CenterParcs. Daar ontvang je bij de aankomstkiosk ook een polsbandje met een RFID code. Die is gekoppeld aan het vakantieverblijf en kan op het park ook worden gebruikt voor toegang en identificatie. Op termijn kan er zelfs een digitale portemonnee aan worden gekoppeld.

Receptie op de app

Nog een ontwikkeling die de receptie gaat ontlasten is de opkomst van de park-app. Hiermee kan de gast op de mobiele telefoon van alles regelen. Inchecken met een app behoort al tot de opties. Maar er zijn nog meer kansen; bijvoorbeeld op het gebied van upselling en het bieden van informatie over de omgeving. Hier is dan ook geen receptiemedewerker-tijd voor nodig. Nog een voordeel van een app is dat deze vaak ook nog na het verblijf op de telefoon blijft staan. Zo kan deze ingezet blijven worden voor marketingdoeleinden.

De huiskamerontvangst

Een trend die volledig haaks staat op de receptieloze aankomst is de huiskamer-ontvangst. Daar wordt juist de tijd genomen om de gast welkom te heten en te acclimatiseren. De crux bij dit concept zit in het aangenaam invullen van de wachttijd. Dat begint met een comfortabele plek om te wachten en een gastvrije invulling met bijvoorbeeld een hapje en drankje. Dit soort ontvangst zien we o.a. bij de receptie van Camping De Lakens in Overveen. Bij deze strandcamping is de receptielounge omgetoverd in een beach-zitje. Je kunt er alvast informatie vinden over activiteiten en bezienswaardigheden in de omgeving. Ook bungalowpark Hoenderloo kiest voor een receptie die gecombineerd wordt met een gastvrije ontvangst. De receptie en de bar is hier gecombineerd.

Dubbele doelstelling

Dat heeft hier een dubbele doelstelling. In de periodes dat de receptie niet echt nodig is, kan dezelfde balie ‘gewoon’ al bar dienen. Ook in de hotelsector is deze trend in opkomst. Hotels hebben vaak een lobby en lounge waar hotelgasten kunnen verblijven en elkaar ontmoeten. Daar wordt steeds meer werk van gemaakt. Een uitzonderlijk voorbeeld is te vinden in de verblijfsaccommodatie van themapark Puy du Fou. Daar logeer je bijvoorbeeld in een Middeleeuws kasteel. De hele receptie-aankleding is daar gethematiseerd. De receptie wordt daar dus ook gebruikt om je meteen in een bepaalde sfeer te brengen. (Escpaisme – vakantiesfeer)

De receptie als controllroom

Als de inchecktijd wordt verkort of weggenomen, dan ontstaat er ruimte voor andere functies. In de hotelsector zien we dat de receptie, mede dankzij opkomst van nieuwe technieken en sensoren, de rol krijgt van controlekamer. Dankzij camerasystemen en sensoren kan op afstand van alles worden gerealiseerd.

De receptie speelt o.a. een rol bij:

• De veiligheid op het bedrijf (controle met camera’s)
• Duurzaamheid (lampen en verwarming uitzetten op plekken die niet worden gebruikt.)
• Gastvrijheid (centrale plek waar verzoeken en bestellingen binnenkomen).

De commerciële receptie

Als een deel van de standaard dienstverlening wordt geautomatiseerd, dan komt er tijd vrij voor andere functies. Een daarvan is upselling. De gasten op het vakantiepark hebben hun accommodatie geboekt, maar beslissen vaak ter plekke welke activiteiten zij tijdens hun verblijf ondernemen. Activiteiten op het park kunnen bij de receptie onder de aandacht worden gebracht. De primaire bron is de receptiemedewerker die op maat een advies kan geven. Via beeldschermen kunnen gasten op ideeën worden gebracht. Denk daarbij niet alleen aan de extra activiteiten op je eigen park (bijvoorbeeld bowling of restaurant), maar ook aan excursies en tickets in de omgeving. Op vakantieparken laat de ondernemer vaak een kans liggen. Wie zich wil verbeteren op dit gebied zou eens een kijkje moeten nemen op een cruiseschip. Personeel wordt daar getraind op het verkopen van excursies. Arrangementen worden ingekocht en samengesteld op basis van de wensen van de passagiers.

De toegankelijke receptie

Sinds 2017 heeft Nederland de Europese afspraken geratificeerd die toegankelijkheid als norm stellen. Voor bedrijven in de gastvrijheidssector zou dit eigenlijk tot hun DNA moeten behoren. Maak het je gasten zo makkelijk mogelijk om hun informatie te verkrijgen; ook als zij te maken hebben met een beperking. De toegankelijkheid betreft vooral fysieke aanpassingen om de balie voor iedereen bruikbaar en toegankelijk te maken. Dat betekent onder andere een verlaagd gedeelte zodat mensen in een rolstoel op de balie kunnen kijken; een mobiele pinautomaat. Denk ook aan andere beperkingen zoals visueel (voldoende licht, leesbrillen beschikbaar ) of auditief (ringleiding voor mensen met een hoortoestel). Allemaal zaken om rekening mee te houden in de receptie van de toekomst.

Mixvormen receptie van de toekomst

Met name bij de grotere parken zien we dat er een functieverdeling kan plaatsvinden binnen de receptie. Zo kan bijvoorbeeld de VVV-functie los staan van de dienstverlening op het park. In Center Parcs Bois aux Daims bijvoorbeeld is er sprake van een ontvangst bij de slagboom. Daar kun je meteen worden doorverwezen naar je verblijf. Die werkt met een RFID polsbandje. Bij de centrale voorzieningen is een grote gastvrije receptie ingericht waar de gasten terecht kunnen bij een loket voor dienstverlening op het park. Er is ook een afzonderlijke balie voor toeristische informatie in de omgeving.