GuestButler: Hoe AI en WhatsApp de gastbeleving in de recreatiesector transformeren

De nieuwste aflevering van de podcast LeisureTalk bracht een boeiend gesprek tussen host Richard Otten en Matthijs Stekelenburg, oprichter van GuestButler. Stekelenburg heeft een achtergrond in hospitality en e-commerce en is opgegroeid in een familiehotel. Zijn ervaring in de sector bracht hem tot een vernieuwende oplossing voor een veelvoorkomend probleem in de recreatiebranche: de eindeloze stroom van herhalende vragen van gasten. Met GuestButler heeft hij een innovatieve AI-oplossing ontwikkeld die de communicatie tussen gasten en recreatieondernemers efficiënter maakt en tegelijkertijd de gasttevredenheid verhoogt.

De aanleiding: een praktijkprobleem in de recreatiebranche

Tijdens het beheer van zijn eigen vakantiehuis werd Stekelenburg geconfronteerd met een bekend fenomeen: gasten stelden steeds dezelfde vragen, zoals “Wat is het wifi-wachtwoord?” of “Waar kan ik de dichtstbijzijnde supermarkt vinden?”. Hoewel dit soort vragen op zichzelf eenvoudig zijn, kunnen ze bij grote aantallen een aanzienlijke tijdsdruk leggen op ondernemers en beheerders van vakantieparken en recreatiebedrijven. Dit bracht hem op het idee om een AI-gestuurde tool te ontwikkelen die deze vragen automatisch kan beantwoorden, zonder afbreuk te doen aan de persoonlijke beleving van de gast.

Stekelenburg merkte ook dat veel ondernemers moeite hebben met het efficiënt beheren van de communicatie met hun gasten. Traditionele methoden, zoals de gastenmap in vakantiehuizen of e-mails voorafgaand aan een verblijf, blijken vaak verouderd of worden niet goed gelezen. In een tijd waarin snelheid en gemak steeds belangrijker worden, zocht hij naar een oplossing die beter aansluit bij hoe gasten vandaag de dag communiceren.

Wat is GuestButler?

GuestButler is een op WhatsApp gebaseerde AI-assistent die automatisch antwoord geeft op veelgestelde vragen van gasten. De tool gebruikt kunstmatige intelligentie om op een persoonlijke en laagdrempelige manier te communiceren, alsof je rechtstreeks met de eigenaar of beheerder appt. De antwoorden zijn gebaseerd op informatie uit onder andere de gastenmap, website en e-mails van het verblijf. Zo besparen recreatieondernemers tijd, en krijgen gasten snel en eenvoudig de juiste informatie, zonder langs de receptie te hoeven of eindeloos te zoeken

De tool is ontworpen om 80% van de meest voorkomende vragen zelfstandig af te handelen. Dit betekent dat medewerkers zich kunnen richten op complexere vragen en meer persoonlijke interacties met gasten, wat bijdraagt aan een verbeterde servicebeleving. Bovendien verzamelt GuestButler continu data over de interacties, waardoor ondernemers waardevolle inzichten krijgen in de behoeften en verwachtingen van hun gasten.

Naast het beantwoorden van vragen kan GuestButler ook proactief informatie delen met gasten. Zo ontvangen zij bijvoorbeeld een week voor aankomst automatisch een WhatsApp-bericht met praktische informatie over hun verblijf, zoals hoe ze bij de accommodatie komen, het wifi-wachtwoord en persoonlijke tips van de eigenaar. Dit voorkomt dat gasten zelf op zoek moeten naar informatie en draagt bij aan een zorgeloze start van hun vakantie.

Praktische toepassing en resultaten

Tijdens een pilot bij vakantiepark Het Beloofde Land werd GuestButler getest om te meten hoe effectief de tool is in een realistische setting. De resultaten waren indrukwekkend: per gast vonden er gemiddeld meer dan vijf interacties plaats via de WhatsApp-assistent. Dit leidde tot een hoge mate van tevredenheid onder gasten, met een gemiddelde waardering van 9,5.

GuestButler verhoogt niet alleen de gasttevredenheid, maar levert ook duidelijke operationele voordelen op. Omdat 80% van de vragen automatisch wordt beantwoord, besparen medewerkers kostbare tijd. Die tijd kunnen ze inzetten voor persoonlijk contact met gasten, precies waar ze de meeste impact hebben. Dit maakt het werkproces efficiënter én helpt recreatiebedrijven om kosten te besparen in een tijd van personeelstekorten.

Een ander belangrijk voordeel van GuestButler is de mogelijkheid om real-time feedback van gasten te verzamelen. Dit stelt ondernemers in staat om snel in te spelen op eventuele klachten of verbeterpunten. Bijvoorbeeld, als meerdere gasten aangeven dat een bepaalde faciliteit niet goed functioneert, kan hier direct op worden gereageerd voordat het leidt tot negatieve reviews. Zo ontdekte Stekelenburg via de tool dat meerdere gasten om een coolbox vroegen. Een behoefte die hij eerder nooit had opgemerkt. Door hier direct op in te spelen, verbeterde hij eenvoudig de gastervaring.

Samenwerking en groei

GuestButler wordt ondersteund door de Achmea Innovation Hub, waar zij samenwerken met specialisten op het gebied van AI, UX, marketing en techniek. Deze venture studio van Achmea helpt start-ups groeien met kennis, netwerk én financiële steun.Dankzij deze samenwerking kan GuestButler blijven innoveren en inspelen op de behoeften in de recreatiesector.

Stekelenburg ziet GuestButler als een aanvulling op de gastvrijheid, niet als een vervanging van menselijke interactie. “Onze missie is om repetitieve taken te automatiseren, zodat medewerkers meer tijd hebben voor echte gastvrijheid en persoonlijke service,” zegt hij in de podcast.

Door middel van continue innovatie werkt GuestButler aan verdere uitbreiding van zijn functionaliteiten. Denk hierbij aan integraties met andere boekingssystemen, automatische herinneringen voor in- en uitchecktijden en gepersonaliseerde aanbevelingen op basis van gastvoorkeuren. Dit maakt het platform steeds waardevoller voor recreatieondernemers die willen inspelen op de wensen van hun gasten.

De toekomst van AI in recreatie

De integratie van AI in de recreatiesector staat nog in de kinderschoenen, maar oplossingen zoals GuestButler laten zien dat technologie en gastvrijheid hand in hand kunnen gaan. In een tijd waarin digitalisering steeds belangrijker wordt, kan de inzet van slimme AI-oplossingen ondernemers helpen om concurrerend te blijven en de verwachtingen van moderne gasten te overtreffen.

Een belangrijk aspect van deze technologische ontwikkeling is de acceptatie door gasten. Hoewel sommige mensen nog terughoudend kunnen zijn tegenover AI-gestuurde communicatie, blijkt uit gebruikersonderzoek dat de meeste gasten juist de snelheid en efficiëntie van deze oplossingen waarderen. Zeker bij jongere generaties, die gewend zijn aan snelle (digitale) communicatie, zal de adoptie van AI-tools zoals GuestButler naar verwachting snel groeien.

Auteur: Richard Otten