Automatiseren zonder je persoonlijke touch te verliezen

Een automatisch bericht met de voornaam van de gast. Een geautomatiseerde herinnering voor het verblijf. En na afloop een bedankmailtje. Het lijkt heel persoonlijk maar voor je het weet, sla je de plank volledig mis. In de recreatiesector draait alles om beleving. Gasten herinneren zich niet alleen wat ze deden, maar vooral hoe ze zich voelden. Een soepel welkom, een medewerker die het kind eerst aanspreekt en ingefluisterd waar het lekkerste ijsje te vinden is. Een klein gebaar van opmerkzaamheid dat het verschil maakt. Precies dat menselijke aspect lijkt te botsen met de opkomst van AI in leisure marketing en gastcommunicatie en alle processen die in hoog tempo geautomatiseerd worden. In dit artikel gaan we in gesprek met Tessa Langedijk van ‘Er was eens Marketing’ waarin we haar visie horen over hoe je marketing op een juiste manier kan inzetten door middel van automatisering, maar tegelijkertijd toch ook persoonlijk kan blijven.

Tessa stelt: “Het hoeft geen tegenstelling te zijn.” Sterker nog, in een sector waar personeel schaars is en tijd kostbaar, kan automatisering juist helpen om ruimte te maken voor échte aandacht. Als je het goed inzet.”

Automatisering is geen doel op zich

Automatisering is verleidelijk. Het bespaart tijd, maakt processen schaalbaar en voorkomt dat je dingen vergeet. Denk aan automatische bevestigingen, standaard opvolgmails of campagnes die zelf draaien. Maar automatiseren om te automatiseren is een valkuil. Want zodra je gast merkt dat er ‘geen mens meer aan te pas komt’, verlies je precies datgene waar recreatiebedrijven sterk in zijn: oprechte, persoonlijke gastvrijheid.

Veel ondernemers hopen stiekem dat automatisering hun marketing uit handen neemt. Maar zonder strategie of heldere keuzes voelt het snel als bulk. En bulk verkoopt geen beleving.

Oprechte aandacht zit in de details, óók digitaal

Persoonlijkheid kun je wél automatiseren, als je het slim aanpakt. Kijk bijvoorbeeld naar de inhoud van een bevestigingsmail. Je kunt die standaard houden (“Bedankt voor je reservering”), maar ook laten inspelen op de context. Komt er een gezin? Verwijs dan naar tips voor uitstapjes met kinderen. Is het een stel dat een tiny house boekt? Geef suggesties voor romantische restaurants in de buurt.

Automatisch verstuurde communicatie hoeft niet koud te zijn. Zolang je in de opzet aandacht stopt, voelt het aan de andere kant wél persoonlijk. Zeker als je systemen gebruikt die data slim combineren, zoals naam, boekingsdata en voorkeuren.

Ook na het bezoek zijn er kansen. Een automatische mail met een link naar een reviewpagina is functioneel. Maar eentje die ook vraagt hoe de kinderen het zwembad vonden of waarin je zegt “We hopen dat het ijsje in de smaak viel,” voelt als aandacht. Zelfs al is het van tevoren klaargezet.

De grootste valkuil is denken dat technologie het persoonlijke vervangt

De échte valkuil is denken dat je met technologie alles kunt afdekken. Dat je geen persoonlijk contact meer nodig hebt als je mails geautomatiseerd zijn, je online check-in soepel werkt en je chatbot 24/7 vragen beantwoordt.

Maar gasten voelen feilloos aan of ze oprecht gezien worden. En in een tijd waarin de verwachtingen van bezoekers stijgen, is dát juist je onderscheidend vermogen. Automatisering moet je gastvrijheid versterken, nooit vervangen. Houd ruimte voor echte interactie. Zorg dat er iemand bereikbaar is. Dat er ruimte blijft voor een onverwachte ontmoeting, een spontane vraag of een menselijke reactie.

Slim automatiseren mét warmte

Automatisering kan absoluut bijdragen aan een betere gastbeleving als je het met de juiste intentie inzet.

Automatiseer met empathie Stel jezelf steeds de vraag: voelt dit voor de gast als oprechte aandacht of is het alleen makkelijk voor mij? Automatiseer met het doel om de klantreis soepeler én persoonlijker te maken.

Laat ruimte voor echt contact Niet alles hoeft geautomatiseerd. Sterker nog, sommige momenten vragen om een menselijke toon. Biedt een contactmogelijkheid die wél direct en persoonlijk voelt. En waar gasten niet eerst eindeloos naar moeten zoeken. Een WhatsApp-lijn, een herkenbare naam onder een mailtje, een fysiek aanspreekpunt op locatie.

Versterk menselijke momenten met techniek Gebruik automatisering om juist meer aandacht te kunnen geven op belangrijke momenten. Een gast die ergens tegenaan loopt, een kind dat gevallen is en langskomt voor een pleister. Maar ook online, een terugkerende gast die iets extra´s verdient of een verjaardagsmail met een persoonlijke boodschap én een relevante aanbieding.

Automatisering maakt ruimte voor persoonlijke aandacht

In een sector die draait om beleving is het verleidelijk om alles te automatiseren en te denken dat het dan goed komt. Maar gastbeleving is geen trucje. En automatisering is geen wondermiddel. Het is een hulpmiddel dat pas echt werkt als het past binnen je visie op gastvrijheid.

De menselijke maat hoeft niet te verdwijnen door automatisering. Integendeel. Als je het goed inzet, maak je er juist ruimte voor. Ruimte om aandacht te geven waar het telt. Zodat jouw gasten niet alleen een gestroomlijnde reis ervaren, maar zich ook écht welkom voelen.

Guest apps: de sleutel tot een naadloze ervaring

Guest apps spelen een grote rol in de gastvrijheidssector. Ze verrijken de gastervaring door gemak en personalisatie. Via een guest app kunnen gasten bijvoorbeeld eenvoudig inchecken, reserveringen beheren, lokale tips ontvangen en zelfs bestellingen plaatsen. Daarnaast kunnen parken en accommodaties gerichte berichten versturen, zoals last-minute aanbiedingen of persoonlijke aanbevelingen. Een goed ontworpen guest app maakt het verblijf van de gast efficiënter, zonder dat dit ten koste gaat van de persoonlijke touch.

Wat is er op de markt te halen? Tessa geeft ons een overzicht van de verschillende guest-apps die er op dit moment in de markt zijn:

WeMa Leisure: alles-in-één gastenmanagement

WeMa Leisure biedt een compleet gastenmanagementsysteem waarmee recreatieondernemers de digitale gastenreis optimaliseren. Van online check-in tot vertrek: alles wordt geautomatiseerd zonder de persoonlijke touch te verliezen. Met integraties zoals digitale sloten, gezichtsherkenning en kentekenregistratie ervaren gasten een moeiteloze reis.

https://www.wemaleisure.nl/

Great Stay: gastcommunicatie zonder gedoe

Great Stay App bundelt alle relevante informatie in een eigen app of webapp, gekoppeld aan bestaande systemen zoals BookingExperts en Recranet. Dankzij slimme pushberichten en personalisatie blijft communicatie efficiënt en persoonlijk, zonder dat de gast het gevoel heeft slechts een nummer te zijn. https://greatstayapp.com/nl/

De VakantieApp: altijd in contact met je gast

Met De VakantieApp hebben campings en vakantieparken een laagdrempelige manier om gasten te informeren, animatieprogramma’s te delen en bestellingen mogelijk te maken. De app is volledig aanpasbaar aan de huisstijl en zorgt ervoor dat communicatie helder, direct en persoonlijk blijft.

https://www.tenzer.nl/

Recreatheek: hét platform voor de recreatieprofessional

De Recreatheek neemt recreatieprofessionals veel werk uit handen en tilt campingentertainment naar een hoger niveau. Met één slimme toepassing automatiseer en standaardiseer je eenvoudig de dagelijkse processen, terwijl jouw gasten profiteren van een soepele en gebruiksvriendelijke ervaring.

Stel in een handomdraai een compleet animatieprogramma samen, zodat jouw gasten altijd iets leuks te doen hebben. Laat hen zich eenvoudig online inschrijven en hun tickets direct scannen via de app. Ook bestellingen voor de snackbar of broodjesservice zijn in een paar klikken geregeld, zonder gedoe. Dankzij de integratie met verschillende betaalproviders kunnen gasten direct online betalen, wat zorgt voor een snelle en probleemloze afhandeling.

https://www.recreatheek.nl/

Camping Comfort: meer tijd voor gastvrijheid

Camping Comfort is ontwikkeld voor campingondernemers die meer uit hun tijd willen halen. Zeker in drukke periodes komt men al snel handen tekort. De app zorgt ervoor dat de communicatie met gasten soepeler en efficiënter verloopt, waardoor campingeigenaren meer tijd overhouden voor andere belangrijke zaken.

Met Camping Comfort kunnen ondernemers onder andere belangrijk nieuws delen via pushberichten, tijd besparen met automatische (brood)bestellingen, extra omzet genereren via in-app bestellingen en drukkosten voor informatieboekjes verminderen.

https://www.campingcomfort.com/nl

Hoe maak je een keuze?

Belangrijk bij de keuze voor een guest-app is om te kijken wat je wilt bereiken. Je kan het immers zo groot en ingewikkeld maken als je zelf wil. Ga in gesprek met je gast en medewerker om te kijken wat zij prettig vinden om te bepalen welke partij het beste bij je past.

Auteur: Richard Otten